Há alguns meses tenho dedicado a estudar técnicas que possam me tornar uma pessoa altamente produtiva. Ao longo de período, me deparei com inúmeras técnicas e orientações de como melhorar a minha produtividade. Porém, percebi o porque de muitas pessoas não conseguirem ser altamente produtivas
Hoje vivemos na era da multi-tarefa, com inúmeros compromissos e atividades para serem feitas em um único dia. Isto acontece porque temos muita dificuldade de organizar nosso dia e gerenciar as prioridades. Temos o hábito que querer fazer tudo de uma vez só, sem contar com a quantidade de distrações que surgem para nos atrapalhar.
Ex.: (e-mail, facebook, twitter, google+, troca de SMS no celular, entre outros.)
Muitas vezes queremos ficar antenados em tudo que acontece no mundo, mas também queremos aumentar nossa produtividade em nosso trabalho ou negócio.
Que a verdade seja dita: “Ninguém consegue ser produtivo sendo uma pessoa multi-tarefa”. É necessário romper com esse paradigma e focar toda sua energia em atividades e compromissos que realmente seja relevantes e importantes para você, para o seu trabalho ou para o seu negócio.
No artigo “Simplifique o seu dia e obtenha melhores resultados“, abordei sobre a necessidade de simplificar nossa vida para obter melhorar nossos resultados. Mas além de simplificar a vida, é necessário organizá-la de forma sistemática para que consiga cumprir suas necessidades, sem diminuir sua produtividade.
Se tornar produtivo é algo bem simples, porém para se tornar de fato uma pessoa altamente produtiva é necessário ter muita disciplina.
O Método
A técnica que vamos utilizar é chamada de “Técnica Pomodoro”, criada no final da década de 80 por Francesco Cirillo. O seu grande objetivo é utilizar o tempo como um aliado para realizar o que queremos fazer, do jeito que queremos fazer.
O nome “Pomodoro” (tomate em italiano) veio justamente do timer de cozinha, em formato de tomate, usado pelo autor para criar a técnica durante a época de faculdade. Basicamente a técnica consiste em períodos de 25 minutos de trabalho focado, chamados de “Pomodoro”, separados por pequenos intervalos.
O método é baseado na idéia que períodos definidos de alta concentração somados a intervalos pequenos e frequentes podem aumentar a agilidade mental.
Eu particularmente fiz algumas adaptações a técnica original, dividindo em 4 etapas e venho tendo bons resultados.
#1ª Etapa
Descreva 03 atividades importantes e relevantes que necessita realizar no dia. (Seja no trabalho ou em seu negócio). Organize-se para realizar este planejamento nas primeiras horas do dia ou então ao final do dia anterior.
#2ª Etapa
Defina o tempo em blocos de 45 a 60 minutos para realizá-las. Eu particularmente utilizo blocos de 45 minutos. Para monitorar o seu tempo você pode utilizar como ferramenta um aplicativo de cronômetro ou até mesmo o cronômetro de seu relógio ou celular.
#3º Etapa
Crie pequenos e médios intervalos entre cada bloco de atividades. Eu crio intervalos de 10 a 15 minutos entre cada uma das atividades. Nesses intervalos procure dar uma volta para distrair e relaxar seu cérebro e seu corpo, tome uma água, faça um alongamento, etc.
#4º Etapa
Inicie a próxima atividade programada. (Volte ao 1º passo, após o encerramento daquela atividade, para conferir qual será a próxima)
Sugestões para aplicação da “Técnica Promodoro”
1ª Sugestão: Organize sua agenda diária listando todas atividades/compromissos mais relevantes logo no início do dia. Como está com a “bateria carregada” pode fazer todas as atividades e compromissos listadas sem comprometer totalmente sua energia.
2ª Sugestão: Antes e iniciar a atividade proposta, desconecte do meu ambiente todo o tipo de distração. (Deslige o celular e desconecte o notebook da internet) para focar na atividade.
3ª Sugestão: Deixe as atividades/compromissos menos relevantes para realizá-los ao final do dia, pois elas demandam menos energia.
Ferramentas/aplicativos para auxiliar a aplicação da técnica
Abaixo seguem algumas ferramentas e aplicativos totalmente gratuitos para aumentar ainda mais sua produtividade.
Caderno de anotações;
Agenda para organizar as atividades/compromissos durante o dia. Por trabalhar grande parte do meu tempo com notebook, preferi utilizar o aplicativo Google Agenda (free), por ser um aplicativo gratuito. Nele consigo agendar todas as atividades e compromissos. É uma ferramenta bem simples e fácil de ser utilizada. Caso não utilize o notebook ou computador como instrumento essencial para o seu trabalho é interessante agendar seus compromisso no celular com a opção de emitir sons de alerta.
Cronômetro. Há uma infinidade de aplicativos que você pode utilizar para controlar os blocos de atividades. Eu utilizo o Tomighty (free) por seu um aplicativo gratuito.
Aplicativo de Mapas mentais. Este aplicativo eu utilizo, para guardar todos os conteúdos que vou estudando como: resumos e fichamentos de livros, anotações de palestras, resenhas de livros e anotações de todo o material que estudo para concursos. É uma forma criativa para guardar seus arquivos de estudos. Há uma variedades de aplicativos no mercado. Alguns são gratuitos e outros são pagos. Atualmente tenho usado o Mindjet MindManager 14 para PC, porém a versão é paga. Uso também a versão mobile em android Mindjet Maps for Android(versão gratuita) para utilizar no meu smartphone.
Lembre-se que
Trabalhar mais, não significa ser produtivo. Ser produtivo é realizar atividades/compromissos em menos tempo com maior qualidade.
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